PALEMBANG – Diera serba digital saat ini, sudah seharusnya semua aktivitas perkantoran menggunakan teknologi terdepan yang termasuk didalamnya penyimpanan arsip tidak lagi dilakukan secara manual namun dengan terus meng Upgrade (Meningkatakan) pengarsipan sistem digital.
“Sudah seharusnya Dinas Kearsipan lebih jeli dalam pengelolaan arsip. Dari pada membangun gudang arsip lebih baik memanfaatakan kecanggihan teknologi. Dari arsip konvensional ke arsip digital,” tegas Gubernur Herman Deru saat berikan sambutan pada saat Pemusnahan Arsip In aktif OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Sumsel Tahun 2022, bertempat di halaman Kantor Dinas Kearsipan Sumsel, Senin (27/6).
Menurut Herman Deru, dengan sistem digital akan didapatkan kemudahan dalam proses pengarsipan dokumen di masing-masing instansi. Dia mengumpamakan jika dulu dokumen untuk mencetak foto melalui proses cuci cetaknya memakan waktu cukup panjang dan rumit. Namun dengan teknologi semua itu bisa lebih dipermudah.
“Saat ini tidak lagi ditemui dengan cara tersebut. Yang ada sekarang kita mendapati foto berwarna yang secara langsung tersimpan dalam dokumen phone cell pribadi,” tandasnya.
Karena itu dia mengingatkan jajaran OPD, Insitusi Swasta, dan Lembaga terkait akan pentingnya kesadaran arsip. Menurutnya, pengarsipan merupakan kepentingan bagi seluruh insitusi bagi jangka panjang.
“Melalui kesempatan ini Saya mengingatkan seluruh jajaran pemerintahan, swasta, maupun lembaga untuk sadar akan pentingnya arsip. Jangan sampai nanti saat butuh kita keteteran dan baru mencari arsip jadi itu harus di susun berdasarkan keperluannya,” kata Herman Deru.
Dia juga himbau agar pemusnahan arsip harus melewati syarat utama pemusnahan, yang artinya arsip yang dimusnahkan memang tidak diperlukan.
“Dalam pemusnahan ini juga kita semua harus penuh hati-hati diperhatikan dengan teliti nilai kegunaan arsip yang akan dimusnahkan yang memang benar-benar tidak lagi digunakan kalau memang sudah nol nilai gunanya baru boleh kita musnahkan,” ujarnya.
Dia menilai pengarsipan merupakan kegiatan yang penting, karena dengan arsip berbagai permasalahan dapat diminimilasir dan mengantisipasi sejak dini. Apalagi tambahnya kemajuan teknologi digital yang kian maju makin mempermudah kegiatan pengarsipan.
“Pentingnya pengarsipan bagi kita semua, mengatasi sedini mungkin permasalahan yang akan terjadi dikemudian hari karena tidak ada yang tahu permasalahan kedepan. Ditambah lagi kemajuan teknologi yang kian maju memudahkan kita dalam mengelola arsip,” ungkapnya.
Diakhir sambutannya, dia meminta agar Kepala Dinas Kearsipan Sumsel mensosialisasikan berbagai kegiatan terkait pentingnya arsip kepada institusi vertikal.
“Pada berikutnya saya berharap pak Edward dapat mensosialisasikan kepada insitusi vertika maupun dibawah pemerintahan daerah untuk tidak malas atau tidak segan mengarsipkan sesuatu dalam bentuk apapun, ini yang terpenting,” pungkasnya.
Diketahui juga, Dinas Kearsipan Sumsel memusnahkan arsip inaktif OPD di lingkungan Pemprov Sumsel yang disaksikan langsung Gubermur Sumsel Herman Deru bahkan orang nomor satu di Sumsel itu juga ikut memusnahkan arsip tersebut dengan mesin penghancur kertas.
Sementara itu, Kepala Dinas Kearsipan Prov. Sumsel, Edwar Juliartha melaporkan terdapat 14 OPD Prov. Sumsel yang memusnahkan arsipnya, sebanyak kurang lebih 11.000 berkas arsip dari OPD di lingkungan Provinsi Sumsel diantaranya Sekretariat dewan, Dinas Kehutanan Dinas Energi Sumber Daya Mineral, Dinas Kelautan dan Perikanan, Badan Kesbangpol, Dinas Sosial Prov. Sumsel Dinas Ketahanan Pangan dan Peternakan, Biro Umum dan Perlengkapan, Dinas Pertanian. Biro Humas dan Protokol., Dinas PU Bina Marga dan Tata Ruang. Dinas Kearsipan, Dinas Kesehatan dan Dinas Perindustrian.
